ACCUEIL

ASSISTANCE & STRATEGIE ADMINISTRATIVES

Dirigeants de TPE, artisans, commerçants, professions médicales et paramédicales, nous vous accompagnons dans la mise en oeuvre de plans d’action afin de simplifier votre gestion administrative.

Nous recherchons et mettons en place des solutions pour rendre votre activité encore plus productive.

Nous intervenons dans les domaines suivants :

  • le secrétariat : accompagnement administratif et commercial, organisation du travail
  • la gestion sociale : gestion du personnel, recrutement, plan de formation
  • l’événementiel : organisation de salons et événements divers

Cet accompagnement peut être :

  • Court : avec une prestation ponctuelle
  • Approfondi : en établissant un planning d’interventions (1 fois/semaine, 1 fois/mois, 1 fois/trimestre, …)

Le travail s’effectue sur site et/ou à distance.

LES AVANTAGES :

Pas de contrat de travail. Le temps exécuté est adapté aux besoins. Pas d’investissement. Nous pouvons travailler avec notre propre matériel. Le coût de la prestation est ainsi maîtrisé.

La tarification est flexible (à la carte, forfait, abonnement).

En nous confiant ces tâches, vous bénéficiez d’un gain de temps pour vous consacrer à votre coeur de métier.

FLEXIBILITE, OPTIMISATION DES COÛTS, CONFORT ET EFFICACITE

représentent notre fer de lance

Qu’est-ce que l’externalisation administrative?

Trop de dossiers administratifs à traiter au détriment de vos activités? Et si vous vous tourniez vers l’externalisation administrative?

 

D’après le cabinet Grant Thorton qui a réalisé une étude internationale auprès de 2 571 dirigeants d’entreprise implantées dans 45 pays, deux sociétés sur cinq ont recours à l’externalisation des tâches pour réduire leurs coûts, gagner en efficacité et améliorer leurs performances.

La solution de l’externalisation administrative est donc toute trouvée. Elle apporte une véritable valeur ajoutée.

Plus qu’une prestation, l’externalisation administrative est basée sur un engagement réciproque et procure :

  • Fiabilité du service rendu
  • Confiance dans la prestation
  • Compréhension de l’activité

Qui sommes-nous?

Forts d’une expérience de 25 années, nous apportons aux entreprises nos compétences et une expertise approfondie ainsi qu’une très bonne connaissance du monde de l’entreprise.

Nous satisfaisons aux critères de rapidité et de qualité d’exécution du travail.

Nous possédons le sens de la communication, ce qui nous permet d’avoir de bons rapports avec nos clients et de les fidéliser.

Comme chaque client est unique, nous mettons l’accent sur la confidentialité des documents et savons faire preuve de discrétion.

Faire appel à nos services, c’est allier :

  • Confort
  • Rentabilité
  • Performance

Comment ça marche?

Seulement 4 étapes à réaliser :

1 – Définition des besoins  (secrétariat, gestion, événementiel, ressources humaines)

2 – Choix des prestations à réaliser (voir onglet « Liste des prestations »)

3 – Sélection et personnalisation de la box la plus adaptée (voir onglet « Quelques exemples de boxs »)

4 – Détermination de la périodicité de l’intervention : ponctuelle ou régulière

 

Un exemple : vous souhaitez avoir un suivi de votre trésorerie car vous avez des impayés de vos clients :

1 – Besoin : gestion des impayés

2 – Prestations : rédaction de documents – relance clients

3 – Choix de la box Trésorerie Client puis personnalisation de la box

4 – Périodicité : 1 jour par mois

 

La prestation est réalisée dans vos locaux ou de nos bureaux

 

Nous vous proposons une solution souple, sur mesure, qui s’adapte à vos besoins

 

Liste des prestations

Cette liste est non exhaustive – N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins

 

Assistance Administrative
Accueil physique et téléphonique

Rédaction de documents (1)

Création de supports (2)

Correction/Relecture/Réécriture

Classement

Archivage

Sauvegarde

Traitement courrier entrant

Traitement mails

Tenue des agendas

Mise en place événements (3)

(1) Rédaction de documents :Courrier

Rapport

Compte rendu

Procès verbal

Appel d’offre

Note de service

Bulletin d’information

Brochure

(2) Création de supports :Tableau

Graphique

Organigramme

Base de données

Publipostage

Power point

Planning

(3) Mise en place événements :Déplacement

Réunion

Repas d’affaire

Séminaire

Inventaire

Salon

Opération commerciale

 

Assistance Commerciale
Prospection

Suivi clientèle

Assistance commerciaux (4)

Analyse activité commerciale (5)

Budget

(4) Assistance commerciaux :Prise de rendez-vous

Mise en place plannings

Suivi tournées

(5) Analyse activité commerciale :Synthèse résultats

Tableaux de bord

 

Assistance Gestion
Saisie devis/bon de commande/bon de livraison/facture

Relance clients

Relance fournisseurs

Règlement factures

Suivi et commande consommables

Suivi des contrats prestataires

 

Assistance Ressources Humaines
Recrutement

Suivi contrats de travail et avenants

Création fiches de poste

Suivi stagiaires

Suivi titres restaurant

Suivi mutuelle

Suivi des absences

Suivi visites médicales

Elaboration plan de formations

Application de la règlementation sociale

Rappel des procédures internes

Préparation des éléments constitutifs de la paye

Entretiens individuels

 

Assistance Bureautique
Familiarisation avec :

Word

Excel

Power Point

 

Les boxs

Toutes nos boxs sont personnalisables en fonction de vos besoins

BOX SECRETARIAT BOX ASSISTANCE COMMERCIALE
Accueil physique et téléphonique

Traitement de la correspondance (courrier et mails)

Conception et rédaction de documents et supports

Organisation de rendez-vous, plannings, déplacements

Classement

Archivage

Accueil physique et téléphonique

Prospection

Etablissement devis

Vérification des conditions de réalisation

Enregistrement des commandes

Facturation

Suivi règlements

Suivi clientèle

 

 

BOX GESTION BOX TRESORERIE CLIENT BOX TRESORERIE FOURNISSEUR
Accueil physique et téléphonique

Traitement de la correspondance (courrier et mails)

Suivi administratif des dossiers en cours

Saisie devis/bon de commande/bon de livraison/ facture

Règlement factures

Classement

Archivage

 Création tableau de suivi

Contrôle factures/paiements reçus

Relance client écrite (mail ou postale) et/ou personnalisée (téléphone)

Classement

Archivage

 Création tableau de suivi

Contrôle bons de commande/ bons de livraison/factures

Demande d’avoir

Règlement factures

Classement

Archivage

 

BOX FIN DE MOIS BOX RECRUTEMENT
Traitement de la correspondance (courrier et mails)Rédaction de documents

Gestion du personnel

Suivi des absences

Préparation des éléments constitutifs de la paie

Transmission des éléments à l’expert comptable

 Elaboration de la fiche de poste

Diffusion annonce recrutement

Tri et sélection CV

Passage des entretiens

Constitution du dossier salarié

Vérification du contrat de travail

Saisie de la DUE

Accueil et remise des documents au nouvel entrant

 

BOX EVENEMENT
Identification des besoins

Planification événement

Elaboration et suivi du budget

Recherche et sélection fournisseurs, prestataires, intervenants

Organisation logistique

Compte rendu en fin d’événement

 

BOX A LA TACHE
Choix dans la liste des prestations

 

 

TARIFS

La tarification est flexible : horaire, forfait, abonnement, à la tâche. Nos devis sont réalisés sur mesure

Box 1 heure : 35€ HT

Box 7 heures : 220,50 € HT (soit 1 jour/mois par exemple)

Box 14 heures : 420 € HT (soit 2 jours/mois par exemple)

Box 28 heures : 784 € HT (soit 1 jour/semaine par exemple)

 

Vous hésitez? Alors, commençons par cette box :

Box Démarrage –  3 heures sur site – 95 € HT

  • Accueil physique et téléphonique
  • Suivi courrier entrant
  • Classement/Archivage
  • Rédaction documents
  • Mise en place d’une stratégie d’organisation

 

Les tarifs s’entendent frais de déplacement compris sur un rayon de 15 kms autour de Saint Georges d’Orques (au-delà surcoût de 0,60 € par kilomètre supplémentaire)